Las recomendaciones de distanciamiento social que ahora estamos para domar la propagación de Covid-19 están desafiando a muchos trabajadores y lugares de trabajo a Abrace telworking por primera vez. Cuando la necesidad surge inevitablemente para hablar con miembros del equipo o grupos más grandes, las llamadas de conferencia pueden ser una herramienta útil. La mayoría de las personas en la economía creativa están familiarizadas con las llamadas de conferencia, pero ¿qué se necesita para que ejecute una llamada efectiva?
En estos días, es fácil dar por sentado las llamadas de conferencia. Podemos comunicarnos con colegas en otras partes de la ciudad o mundo y en tiempo real. Pero las llamadas de conferencia también se ridiculizan para desafíos tecnológicos, mala facilitación o un uso ineficiente del tiempo. Aquí hay algunos consejos para ejecutar una llamada de conferencia efectiva de trabajadores remotos experimentados.
Establezca una agenda
Tómese el tiempo para determinar qué es lo que está tratando de lograr y por qué es necesaria una llamada de conferencia para cumplir con sus objetivos. Si puede discutir algo por correo electrónico o en una llamada telefónica, hágalo en su lugar. Pero hay momentos, especialmente cuando se gestiona un equipo o trabaja en colaboración, que las llamadas de conferencia son necesarias.
Christina Schiavoni, una investigadora independiente y trabajadora remota con sede en Bangkok, pasa una cantidad significativa de tiempo en llamadas de conferencia. Ella sugiere crear una agenda con tiempos establecidos para cada elemento de la agenda. Los facilitadores deben "ser realistas", agrega, sobre cuánto tiempo llevará cada discusión y qué se puede lograr en una sola llamada de conferencia.
Cyrus Zulkarnaïan Kazi, CEO y cofundador de Quantible.com, una solución global de Saas para el sector social, las llamadas de la conferencia de limitaciones a 15 personas y 30 minutos. Le da a los participantes un período de gracia de dos minutos para unirse a la llamada, y luego comienza la reunión. Trabajando desde Nueva York con el personal en múltiples zonas horarias y países, es consciente de que las llamadas son productivas, especialmente si alguien tiene que salir de la cama para participar. || 148
Joann Lo is a longtime labor organizer based in Los Angeles who has mostly worked remotely for more than a decade. She prefers to dig into critical updates or priorities “at the beginning, when we’re all fresh, and we have everyone before anyone jumps off.” Then, each program area gives an update. Her advice is to keep calls to less than an hour and a half; after that, it’s hard to concentrate. Without a tight agenda, people can easily lose focus during a conference call, scanning emails or distracted by kids or pets at home (which is all the more relevant these days).
Permita el tiempo para los registros personales
Schiavoni sugiere que los facilitadores construyen en el tiempo para losijos y los controles personales al inicio de una llamada. "Va a suceder de todos modos", señala, "así que deja que la gente se conecte a nivel humano". Esto es quizás aún más crítico ahora, con la ansiedad que se agota y las personas se sienten aisladas a la luz de Covid-19.
LO también comienza las llamadas de conferencia con el tiempo y el espacio para la conexión interpersonal. Destinado a celebrar cosas buenas o expresar dificultades, este tipo de construcción de equipos y apoyo emocional establece el tono para el resto de la llamada.
Obtén por escrito
Tenga un notaker designado, que no es el facilitador, durante la llamada. Asegúrese de capturar cualquier elemento de acción y recapitularlos al final de la llamada. Comparta las notas de la reunión con los participantes de manera oportuna.
LO prefiere tomar notas compartidas en Google Docs, en tiempo real, lo que ayuda a "si se distrae y necesita ponerse al día". También ayuda a aquellos con diferentes estilos de aprendizaje y hace que notar sea una responsabilidad compartida.
La mayoría de las solicitudes de conferencia tienen la opción de registrar una reunión y enviar un enlace a los participantes y a las personas que no pudieron unirse a la llamada. Pero no todos tomarán el tiempo para escuchar una versión grabada, por lo que las notas escritas también son útiles.
Encuentre formas de incluir personas
Las opciones de videoconferencia también son efectivas para incluir a las personas en las discusiones. Los participantes pueden levantar la mano y el moderador puede crear una pila para los comentarios. O pueden silenciar a los participantes y poner preguntas en los comentarios.
En llamadas grandes, las discusiones de grupos pequeños con chats de video separados son una opción. Luego, pueden regresar e informar al grupo más grande, similar al trabajo grupal durante una reunión en persona. Lo señala que las personas que no se sienten cómodas hablando con el grupo más grande pueden ser incluidas de esta manera.
En grandes llamadas de voz con menos opciones de tecnología, recuerdan a las personas que pongan sus teléfonos en silencio al comienzo de la llamada y expliquen cómo silenciar y activar la línea antes de hablar. Puede dar a las personas la oportunidad de hablar de acuerdo con su ubicación física o alfabéticamente por nombre o departamento para evitar la diafonía.
Recuerde hacer una pausa
Hay una curva de aprendizaje para las personas que no están acostumbradas a las nuevas tecnologías de conferencias o en organizaciones sin una forma estándar de operar en estas llamadas. Como moderador, no olvides hacer una pausa. No todos llegarán a tiempo, las cosas pueden no ir sin problemas cada vez, pero en general, las personas tendrán la oportunidad de comunicarse y colaborar.
Los participantes pueden practicar una pausa antes de hablar y considerar si una pregunta o comentario es necesario en este momento. Los moderadores pueden aceptar responder a preguntas no abordadas por correo electrónico después de la llamada.
Covid-19 y el distanciamiento social nos desafían a muchos de nosotros a trabajar de manera desconocida. Pero alojar una conferencia telefónica efectiva puede ser fácil si sigue estas pautas.
Sobre el autor.
Jess Powers escribe sobre marketing, comida y bienestar. Tiene experiencia en comunicaciones sin fines de lucro y gestión de emergencias. Sigue su @foodandfury.
